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Emplois et recrutements

Une nouvelle métrique d'acquisition de talents à utiliser – ERE

Demandez aux dirigeants de toute organisation où ils ont les plus gros problèmes de processus. La plupart mentionneront le recrutement. Et vraiment, qui peut leur en vouloir? Même si cela semble être un processus assez simple – trouver une personne, embaucher une personne – il existe un certain nombre de variables qui contribuent au succès ou à l'échec de l'acquisition de talents.

Pour les maîtriser tous, la plupart des services d'assistance technique établissent des paramètres pour mesurer à la fois l'efficience et l'efficacité des pratiques. Ces paramètres incluent généralement les favoris de tout le monde: le temps de remplissage, le coût par embauche, la satisfaction des candidats, le taux d'acceptation des offres.

C’est bien beau. Il est important de mesurer ces éléments. Cela fait du bien de voir les chiffres changer de manière positive, et vous pouvez créer des rapports avec des couleurs et des flèches et tout le reste pour «prouver» que vous déplacez l’aiguille. Et puis, la prochaine fois que quelqu'un comme moi demandera aux dirigeants quels sont les points faibles de l'organisation, ils répondront: "Recrutement".

Que se passe-t-il? Pourquoi vos collègues ne peuvent-ils pas voir tout le travail que vous faites pour apporter des améliorations? C'est comme s'ils ignoraient activement les données.

Eh bien… ouais, ils le sont en quelque sorte.

Il est temps pour TTA

Les êtres humains sont vraiment doués pour ignorer les faits et répondre avec leurs convictions, et quand il s'agit de recruter, ils croyez que cela prend trop de temps. La perception l'emporte sur le fait que le recrutement peut montrer qu'il a effectivement réduit le temps de remplissage en dessous moyenne de l'industrie. Une fois qu'un responsable du recrutement a décidé qu'il avait besoin d'un nouvel employé, le chronomètre commence à tourner pour lui. Le problème est que la plupart des services d'assistance technique ne démarrent pas leur horloge jusqu'au approuvé réquisition se trouve dans leur boîte de réception.

Et nous nous demandons où il y a des problèmes.

Bien que vous n'allez jamais résoudre la différence entre les faits et les sentiments, vous pouvez changer la façon dont vous parlez des faits pour influencer ces sentiments en mesurant une partie du processus que vous ne mesurez peut-être pas aujourd'hui – le processus d'approbation.

Chaque entreprise a sa propre version d'approbation de la demande. La plupart se résument essentiellement aux nouveaux employés à temps plein (ETP) qui ont besoin de plus d'approbation que les ETP de remplacement. Ce processus d'approbation, cependant, peut avoir énormément d'obstacles à franchir pour les gestionnaires. J'ai travaillé dans des organisations qui nécessitaient simplement une approbation de niveau supérieur, et j'ai travaillé dans des entreprises où chaque demande devait être approuvée par le PDG, qu'elle soit nouvelle ou remplacée. Comme vous pouvez l'imaginer, cela a pris du temps.

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Pour relever ce défi, vous avez besoin de données pour raconter l’histoire de l’impact du processus d’approbation, ce qui signifie mesurer le temps nécessaire pour passer par le flux de travail d’approbation – appelons cela le «temps d’approbation» (TTA). Même si votre département TA n'a aucun impact sur ce flux de travail, vous avez besoin de visibilité. Non seulement cela vous aidera à recadrer la perception métrique du temps de remplissage pour vos clients; il vous aidera à anticiper la charge de travail de vos recruteurs.

Mesurer le TTA

Alors, comment allez-vous enregistrer TTA? Eh bien, cela dépend à la fois de votre processus d'approbation et des systèmes que vous utilisez. Voici quelques scénarios que vous pourriez envisager:

  • L'approbation des demandes est gérée à 100% dans l'ATS. Cela peut sembler idéal, car le responsable du recrutement crée la demande dans le système et le flux de travail gère l'approbation. Un rapport simple devrait pouvoir horodater chaque action. Cependant, ne vous y trompez pas! La plupart du processus d'approbation se déroule de manière informelle en dehors du système. Vous devrez travailler avec l'entreprise pour trouver un moyen de mesurer cela efficacement ou du moins pour gagner en visibilité, même s'il s'agit simplement de savoir quel est le budget annuel ETP et de le comparer au rapport sur le chiffre d'affaires.
  • L'approbation des demandes est un mélange de systèmes externes (par exemple, Sharepoint) et ATS. Cela peut obliger votre équipe d'assistance technique à rassembler des données provenant de plusieurs sources. Et par expérience personnelle, ce n’est pas génial. Cependant, l'AT peut généralement travailler avec d'autres départements (y compris les Finances) pour créer le flux de travail d'approbation, ce qui donnerait une visibilité sur le statut et les dates d'approbation. Étant donné que vous travaillez avec plusieurs systèmes, cela peut nécessiter une retouche manuelle, alors travaillez avec votre équipe informatique pour identifier un processus optimal.
  • L'approbation des demandes est entièrement en dehors de tout système. C'est probablement la plus difficile et, franchement, elle n'est peut-être pas mesurable. Le mieux que vous puissiez faire est de procéder à une ingénierie inverse de la chronologie en fonction des demandes que vous recevez. Ensuite, vous pouvez brosser un tableau des défis du suivi et des rapports sur le processus pour gagner l'adhésion pour changer l'approche.

Tirer parti de TTA

Quelle que soit la façon dont vous mesurez le TTA, l'essentiel est: que faites-vous avec?

Je vous recommande de l'intégrer à votre processus de reporting régulier. Envoyez des mises à jour à chacune des divisions que vous prenez en charge avec des mesures globales (hebdomadaires ou mensuelles). Inutile de faire honte publiquement à un groupe en particulier, mais il peut être utile de coder en couleur les goulots d'étranglement pour mettre en évidence les possibilités d'amélioration. Et généralement, le processus d'approbation des demandes est l'un de ces goulots d'étranglement.

Le TTA n'est que l'une des mesures qu'un chef d'assistance technique doit comprendre. Ce n’est pas une panacée pour tous vos problèmes. C’est cependant un moyen de donner une image beaucoup plus complète de ce qui se passe en matière d’embauche. Il vous permet de présenter une approche plus holistique pour raccourcir le temps perçu pour embaucher. Il met également en lumière les étapes du processus sur lesquelles les responsables du recrutement et les autres dirigeants peuvent ne pas avoir de visibilité. En fin de compte, c'est une métrique qui encourage tous les départements à travailler ensemble pour améliorer le processus.

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