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Tenir des registres est plus facile que vous ne le pensez

Pendant que d'autres recruteurs nettoient leurs données et créent des CRM fonctionnels, travaillez-vous toujours dans Excel, essayant de créer des champs consultables, de retrouver les informations que d'autres ont collectées mais n'ont pas ajoutées aux profils? Il existe vraiment un moyen plus simple de conserver des enregistrements.

Si le service RH d'une entreprise n'est pas organisé, quel espoir y a-t-il pour le reste de l'organisation? Les sociétés ATS comme Recruiterbox proposent des systèmes conviviaux pour organiser le département RH via des ouvertures, des candidats ou même des coordonnées. Ce qui suit est un guide étape par étape de notre système, que nous fournissons pour vous montrer à quel point la tenue de registres peut être simple avec des solutions ATS gratuites et peu coûteuses.

À partir du tableau de bord, le recruteur se voit présenter une liste de toutes les ouvertures qu'ils gèrent. Plutôt que d'ouvrir un dossier de fichiers et d'essayer de regarder tous ces petits onglets misérables avec l'écriture de plusieurs personnes, vous pouvez facilement afficher les positions archivées, actuelles et de traitement.

Ce que cela vous dit: Vos solutions, qu'elles soient ATS, SIRH ou CRM, devraient vous fournir une option de tableau de bord aussi simple à naviguer que de nombreuses solutions grand public. La tenue de dossiers peut devenir exponentiellement plus difficile à mesure que votre organisation se développe, alors assurez-vous que c'est une fonctionnalité sur laquelle vous insistez de vos fournisseurs.

La disposition simple permet aux recruteurs de commencer une nouvelle ouverture en un clic du bouton (vous l'avez deviné) «nouvelle ouverture». Une fois que le processus de «nouvelle ouverture» a commencé, le recruteur peut soit créer une toute nouvelle liste, soit travailler à partir du modèle d'une précédente. Et les offres d'emploi peuvent être partagées sur les réseaux sociaux du système.

Ce que cela vous dit : Recherchez des offres qui dépendent de moins de clics pour faire bouger les choses. Si vous avez affaire à un système d'imbrication à l'ancienne, vous ne serez peut-être pas aussi obligé de saisir et de nettoyer des données. Bien que cela n'ait pas d'importance au début de votre carrière RH, cela deviendra primordial à mesure que votre entreprise et votre équipe RH se développeront. Moins de clics = mieux.

La section «candidats» est l'endroit où la magie opère. Chaque détail des données que vous avez recueillies sur ces candidats est à portée de clic, dans un dossier facile à lire et accessible. De nombreux systèmes (le nôtre inclus) vont même chercher l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du candidat et les placer dans des champs consultables. Si l'un de ces détails candidats devait changer, il est très facile de les corriger. Vous pouvez également envoyer l'e-mail du candidat et conserver une note interne s, tous dans le système.

Ce que cela vous dit: Faites attention à la fonctionnalité de collaboration sur le back-end. Les démos sont rarement remplies de centaines d'enregistrements dans lesquels effectuer la recherche, de sorte qu'elles peuvent sembler rationalisées et fonctionnelles, alors qu'en fait il n'y a pas de place pour la personnalisation après la mise en œuvre. Renseignez-vous sur la prise de notes dans vos démos et si l'une de vos préoccupations est de conserver de bons enregistrements, demandez si ces notes, e-mails et listes sont consultables depuis le tableau de bord.

Au fur et à mesure que le profil est créé, le recruteur peut entrer des détails dans les champs à l'invite, et il y a beaucoup de place pour les notes. La beauté ici est que lorsque le recruteur est invité à entrer des informations, il garantit que rien n'est oublié ou oublié, et la section des notes permet des informations personnalisées qui n'appartiennent pas nécessairement à un champ par défaut . Après tout, vous ne pouvez pas rechercher des informations qui ne s'y trouvent pas.

Ce que cela vous dit: Aucun système de tenue de registres ne peut prédire l'avenir, mais les entreprises intelligentes trouvent des moyens de s'y préparer, en créant des champs personnalisables et en permettant des workflows personnalisés au sein d'une organisation. Gardez à l'esprit qu'il semble qu'un nouveau réseau apparaît pour le recrutement social tous les deux mois, votre système vous permet-il d'entrer des informations qui ne sont peut-être même pas sur le radar en ce moment? Sinon, trouvez-en un qui le fait. (Nous pouvons vous donner un indice si vous en avez besoin.)

Au lieu de faire circuler un fichier, en espérant que tout reste intact et mis à jour, les recruteurs peuvent simplement inviter des collègues pour aider à combler les postes au sein du système. Cette fonction peut être utilisée pour partager facilement des informations et des affectations . Le recruteur n'a pas à attribuer la totalité de la location à quelqu'un, il peut envoyer des micro-tâches spécifiques à chaque collègue.

De plus, pour que tout le monde soit sur la même page, des valeurs par défaut sont définies pour l'ordre des opérations pour chaque embauche, mais vous pouvez personnaliser ces étapes pour une expérience d'embauche plus personnalisée. Cela se reflète à toutes les personnes impliquées dans le processus d'embauche pour chaque candidat.

Ce que cela vous dit: Vous êtes peut-être le premier à embaucher aujourd'hui, mais demain, vous pourriez avoir une équipe qui travaille avec vous. Un système qui divise les flux de travail courants en tâches personnalisables ou simplement pratiques garantit que tout le monde reste responsable, même le responsable du recrutement, afin que vous puissiez clairement identifier les problèmes et les mauvaises compétences en tenue de dossiers et les corriger rapidement. Recherchez ce verrou de sécurité de la responsabilité dans vos systèmes de tenue de dossiers lorsque vous achetez HR Tech pour aller de l'avant.

Les formulaires de demande sont également très faciles à créer. Lorsque Recruiterbox crée un formulaire de candidature, le recruteur peut choisir, avec des cases à cocher, exactement ce qu'il souhaite inclure comme champs facultatifs et obligatoires. Les recruteurs peuvent également ajouter leurs propres questions personnalisées au formulaire. Recruiterbox permet aux recruteurs d'accepter des candidatures provenant de nombreuses sources et de les partager avec l'équipe. Ces applications peuvent ensuite être envoyées à l'e-mail Recruiterbox unique de chaque collègue pour être examinées et commentées.

Ce que cela vous dit: Un système qui tient des registres mais ignore l'expérience du candidat ne fera pas longtemps partie de votre arsenal. S'il est vierge en arrière-plan mais difficile à utiliser pour vos candidats, il pourrait tout aussi bien être inutile. Choisissez donc un système qui permet aux demandeurs d'emploi de saisir facilement leurs informations (ou un CV qui est automatiquement analysé et consultable).

L'onglet des tâches vous permet de configurer des entretiens ou de créer des tâches pour vous ou vos collègues. Et (roulement de tambour s'il vous plaît) ces tâches peuvent être synchronisées avec votre calendrier en ligne. Étant donné que ces informations peuvent être partagées et ajoutées par des collègues à votre discrétion, vous êtes alerté lorsque des informations ou le statut d'un candidat ont changé ou ont été mis à jour.

Ce que cela vous dit: Vos systèmes de tenue de registres doivent être évolutifs et utilisables par l'ensemble de l'entreprise. Il est révolu le temps où seuls les RH avaient leur mot à dire dans l'embauche et dans les petites et moyennes entreprises, tout le monde doit porter plusieurs chapeaux. Si vos collègues trouvent votre système difficile à utiliser ou impossible à naviguer, il n'y a aucun moyen de saisir les données dont VOUS avez besoin pour conserver de bons enregistrements.

Les recruteurs disposent aujourd'hui de trop de données pour qu'ils puissent tout conserver dans un dossier, sur des feuilles de calcul ou dans un système qui n'a pas été conçu pour les besoins des recruteurs d'aujourd'hui. Savoir ce que vous aurez besoin de ces systèmes aujourd'hui et demain vous aidera à en trouver un qui répond aux objectifs de votre entreprise en pleine croissance.

crédit photo: macwagen via photopin cc

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