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Les 13 documents dont vous avez besoin pour démarrer votre service RH

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Vous vous souvenez quand vous deviez aller au camp ou en excursion quand vous étiez enfant et il y avait toujours cette liste de contrôle pratique pour vous aider à faire vos bagages? Ce ne serait pas bien si c'était quelque chose que vous aviez aussi dans la vraie vie? Tout comme nous en avons parlé la semaine dernière, nous faisons une grande série intitulée " Le premier en RH "Et nous voulons vous donner de vrais outils que vous pouvez utiliser tous les jours.

Construire un département des ressources humaines au sein d'une entreprise nouvelle ou établie va prendre du travail, mais avec un plan solide et les excellents conseils que nous donnons ici, vous pouvez le faire. Une mise en garde: nous ne connaissons pas votre secteur, il se peut donc que certains de vos besoins ne figurent pas sur cette liste, mais il est probable que tout dans cet article vous sera au moins utile, sinon nécessaire. Cependant, contrairement à une liste de contrôle du camp, bon nombre de ces articles ne peuvent pas être achetés sur le chemin du retour de l'entraînement de football, vous devrez peut-être les fabriquer vous-même ou trouver des vendeurs qui peuvent les fournir en tant que valeur ajoutée. Prêt? Commençons.

1. Commencez avec les profils d'emploi

Créez un profil pour chaque rôle au sein de votre entreprise et la personne qui le remplit. Vous pouvez inclure autant ou aussi peu d'informations que vous le souhaitez, mais gardez à l'esprit que si vous choisissez d'inclure plus d'informations (comme ce qui fait le succès de l'employé actuel dans ce rôle), vous pourrez l'utiliser pour plusieurs projets (comme la construction des profils de sourcing pour des recrutements futurs). Nos modèles de description de poste pour le marketing, le support client et les rôles de développeur Web / logiciel peuvent vous y aider.

2. Utilisez les profils pour créer une structure hiérarchique de votre entreprise

Dans de nombreuses startups, cela est un peu antithétique à leur fonctionnement, vous pouvez donc faire face à une petite résistance. Mais il n'y a rien de tel qu'un excellent document sur la structure de l'entreprise pour faciliter les tâches futures comme la planification de la main-d'œuvre, la structure de la relève et ce qu'il faut externaliser, quand. Vous pouvez également utiliser une structure comme celle-ci pour déterminer les rapports et la classification des salaires à l'avenir. Vous me remercierez plus tard. Vous voulez automatiser cela? Essayez Create.ly

3. Créez un plan de dotation d'entreprise

Lorsque votre entreprise n'embauche que quelques postes clés, cela semble presque être un point discutable, mais avoir un plan auquel vous pouvez vous référer est crucial à mesure que l'entreprise évolue. Avec qui devez-vous parler? Ventes, opérations, développement de produits et marketing. Ces personnes ou équipes doivent avoir une idée précise du nombre de widgets qu'elles souhaitent créer ou du nombre de contrats qu'elles souhaitent signer et les personnes que vous devez embaucher font partie de ce plan. Assurez-vous donc d'avoir un aperçu de ce qu'ils feront au cours des 12 prochains mois pour savoir pourquoi vous devez embaucher. Bonus: si vous pouvez calculer (même approximativement) ce qu'un employé perdu coûtera à votre entreprise directement et indirectement. Consultez notre guide pour créer une feuille de route d'embauche à long terme pour en savoir plus.

4. Vous avez besoin d'un système

La plupart des petites entreprises commencent avec une feuille de calcul Excel et des e-mails dispersés, mais avec le logiciel à votre disposition maintenant, cela n'a aucun sens. Nous vous suggérons de commencer par un ATS (système de suivi des candidats) solide et évolutif, conçu pour les PME. Le fait d'avoir votre plan de dotation vous aidera à évaluer les nouveaux produits pour vous assurer qu'ils répondent à vos besoins. Le suivi et le contact avec divers candidats deviendront bientôt une grande partie de votre routine, alors trouvez un ATS qui peut vous aider, vous et votre équipe, à le faire. Découvrez les fonctionnalités de votre solution grâce à notre guide «Choisir un ATS».

5. Élaborer un document de structure salariale

C'est de loin le document le plus négligé dans une petite ou moyenne entreprise. Ne laissez pas cela vous arriver. Découvrez les salaires pour diverses fonctions au sein de l'entreprise et comparez et comparez ceux qui ont une juste valeur marchande pour des postes similaires. Révisez tous les six mois pour vous assurer de rester compétitif. Si votre entreprise offre d'autres formes de rémunération comme des avantages sociaux, des options d'achat d'actions, une participation aux bénéfices ou un environnement de travail flexible; notez-les mais gardez-les séparés du document de structure salariale. Notre guide «Déterminer le salaire et la rémunération» vous aidera à convenir d'un salaire favorable avec les nouvelles embauches.

6. Créez un document de rémunération et d'avantages sociaux

Les entreprises plus récentes n'offrent peut-être pas le même type d'avantages traditionnels que de nombreux employés ont l'habitude de recevoir, mais cela ne signifie pas que vous n'en avez pas autant à offrir. Faire preuve de créativité. Découvrez ce que vos managers pourraient faire évoluer dans leurs services. Les employés peuvent-ils travailler à domicile? Pouvez-vous acheter de l'équipement ou offrir des tarifs réduits à des sociétés d'avantages sociaux? Vous pouvez utiliser notre modèle de rémunération et d'avantages sociaux pour décrire vos politiques.

7. Quand vos employés ont-ils un congé?

Est-ce que les managers quittent la veille de Noël mais pas les stagiaires? L'équipe de direction se réunit-elle pour une réunion tôt mardi? Quels jours fériés votre entreprise observe-t-elle? Tous ces éléments sont uniques à votre entreprise, à votre secteur d'activité et parfois à votre emplacement. Mais soyez clair sur votre politique en matière de vacances, de maladie, de congé et de vacances. Incluez des éléments tels que les autorisations, les avis, les congés spécifiques à l'emploi et le moment où vous pouvez échanger des horaires avec un autre travailleur. N'oubliez pas d'inclure une sorte de système d'enregistrement pour vous aider à garder une trace. Vos employés vous le demanderont. Téléchargez notre modèle de congé des employés et créez une politique facile à comprendre pour votre personnel.

8. Une façon de mesurer les performances

Au début, cela incombe généralement au chef de département ou au responsable du recrutement, mais ce n'est pas toujours la meilleure personne pour le poste. Lors de la création de vos profils d'emploi, découvrez comment chaque personne mesure son succès et notez ces mesures. Bien sûr, cela changera au fur et à mesure que l'entreprise se développera, mais savoir comment l'équipe définit «bien faire» et définit ses objectifs n'aidera que les nouveaux employés à s'acclimater. En outre, il vous aide à créer l'évaluation de performance redoutée. Toutes les entreprises ne les ont pas ou ne les appliquent pas, mais je pense qu’elles sont importantes, surtout compte tenu de l’afflux de milléniaux dans la main-d’œuvre actuelle. La clé est une rétroaction constante et mesurable, plutôt que la revue annuelle typique. Vous pouvez utiliser notre «modèle de politique d'examen annuel» pour créer un processus de mesure du rendement pour votre entreprise.

9. Suivi des déplacements et des dépenses

Comment votre organisation va-t-elle gérer cela? Vous avez besoin d'une politique et d'une application simple et facile à utiliser qui vous permet de suivre ces dépenses et vos déplacements. Heureusement, il existe de nombreuses applications basées sur le consommateur qui s'intègrent bien dans une petite ou moyenne entreprise. Nous aimons Expensify, Shoeboxed et Harvest. Si vous utilisez des indemnités journalières, calculez-les par pays pour vous assurer que vous êtes juste. Téléchargez notre modèle de politique de dépenses et faites savoir à vos employés comment ils peuvent être remboursés.

10. Le temps et la présence sont aussi importants que vous le faites

Le service RH moderne d'aujourd'hui est beaucoup moins «à l'heure d'arrivée / de départ» qu'auparavant, mais il existe encore de nombreux lieux de travail qui ont du personnel qui doit suivre leur présence. Que vous utilisiez une application comme TimeTracker pour l'implémenter ou un module complémentaire Outlook à l'ancienne, assurez-vous que vos politiques sont claires avant le premier jour de l'employé. Si vous êtes dans une industrie qui utilise fréquemment la structure des heures supplémentaires, gardez cela à l'esprit également. Notre modèle gratuit facilite l'établissement d'une politique de présence des employés.

11. La fin de la route

À un moment donné, vous devrez renvoyer quelqu'un… ou quelqu'un arrêtera. Le chiffre d'affaires fait partie de la vie et doit être pris en compte (de préférence avant qu'il ne se produise sur votre montre). Alors, comment allez-vous gérer cela? Allez-vous mener une entrevue de sortie? Allez-vous rencontrer le superviseur ou le directeur de l’employé sortant? Existe-t-il un processus formel (comme des avertissements écrits et verbaux) qui précède le licenciement d'un employé? Demandez-vous un préavis de deux semaines? Êtes-vous un employé à volonté? Comprendre toutes ces réponses à l'avance permettra d'économiser une tâche désagréable beaucoup moins compliquée. Notre «modèle de politique de sortie» vous aidera à créer des procédures pour vous séparer des employés dans de bonnes conditions.

12. Formation et perfectionnement

Comme de nombreuses petites entreprises, vous n'avez peut-être pas encore mis en place un processus de formation et de développement, ce qui est correct (pour l'instant). Mais commencez à penser à ce que les employés retirent de leur travail. Vous ne pourrez peut-être pas faire appel à des conférenciers de renom pour former votre équipe, mais vous pouvez créer un programme de mentorat, soutenir des initiatives professionnelles ou tirer parti de vos fournisseurs pour des opportunités de formation utiles (comme des webinaires et des séries de livres blancs). L'important est d'avoir un plan en place, que le budget existe ou non, mais plus important encore, d'obtenir l'adhésion des gestionnaires de votre entreprise. Ils savent de quel type d'occasions d'apprentissage leur peuple a besoin et comment les dénicher. Mais le social, le leadership et la création d'ambassadeurs des employés sont tous des sujets qui transcendent le titre du poste. Consultez le modèle de politique de formation, de développement et d'éducation.

13. Modèle de description de poste

Ceci est un tirage au sort. Vous voulez vous assurer que vos offres d'emploi sont lues par le bon talent et la meilleure façon de le faire est de créer une copie attrayante et amusante, ce qui est difficile à faire avec un modèle. D'un autre côté, vos annonces devront peut-être créer un ton cohérent via divers sites d'emploi et moteurs de distribution. Vous voulez que ceux-ci racontent toujours l'histoire de votre entreprise – alors que faire? Certaines entreprises progressistes racontent l'histoire de l'entreprise et de la culture à l'avance et font un suivi avec des descriptions de travail personnalisées. Quoi qu'il en soit, ayez un modèle standardisé que vous pouvez donner aux membres de l'équipe ou utiliser lorsque vous avez besoin d'obtenir quelque chose RAPIDEMENT.

Il est important que chaque entreprise prenne des mesures pour créer activement un environnement de travail positif. Si elle est ignorée, une culture d'entreprise incomplète, voire négative, peut se former d'elle-même. La culture comprend à la fois le sentiment intangible du lieu de travail et les avantages et politiques qui font de votre entreprise un excellent endroit où travailler. C’est un défi, mais notre feuille de calcul peut vous aider à établir et à définir votre culture.

Les gens sont généralement autorisés à porter ce qu'ils veulent dans la plupart des bureaux modernes. Mais une politique de code vestimentaire peut être nécessaire si vos employés interagissent avec les clients ou effectuent des tâches en tenant compte de la sécurité. Si votre entreprise a certaines attentes en matière de vêtements pour les employés, vous pouvez utiliser notre modèle pour créer facilement une politique de code vestimentaire.

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