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Coronavirus: mise en œuvre du travail à distance à long terme

Il est indéniable que le coronavirus a entraîné des changements sans précédent dans notre façon de travailler. Semblable à la façon dont la Seconde Guerre mondiale a révolutionné le lieu de travail en autonomisant les femmes, le coronavirus pourrait entraîner un changement permanent vers le travail à domicile. Pour freiner la propagation du virus, les gouvernements du monde entier ont imposé des règles d'auto-isolement, y compris Singapour forçant les entreprises à autoriser le personnel à travailler à domicile sous peine de sanctions. Des entreprises technologiques de premier plan comme Google et Microsoft ont déployé des outils gratuits pour aider les travailleurs à domicile pendant cette pandémie et espèrent que l'utilisation se poursuivra lorsque le monde reviendra à la normale.

De nombreuses entreprises font ce qu'elles peuvent pour y faire face, de nombreux restaurants restant fermés au public et des services de livraison comme Deliveroo introduisent la livraison sans contact. Étant donné que tant d’autres entreprises sont obligées d’adopter le changement, il est important de le faire correctement. On ne sait pas combien de temps durera le travail à distance obligatoire, donc le perfectionner dès le départ permettra à vos opérations de fonctionner efficacement, minimisant les risques de perte ou d'improductivité. Par exemple, être absent du bureau peut être difficile pour les entreprises qui n'ont pas l'infrastructure en place pour se tenir au courant des choses – investir dans un logiciel de facturation en ligne est efficace pour garder le contrôle de la trésorerie et collaborer avec les utilisateurs de vos livres pendant chaos, vous devez donc être conscient des options et des conseils que vous pouvez prendre pour faciliter ce changement.

Ici, nous verrons comment empêcher Covid-19 d'interrompre vos opérations commerciales et comment mettre en œuvre le travail à distance plus efficacement.

Inspirer et motiver votre personnel

Premièrement, et surtout, votre personnel doit être inspiré et motivé à travailler à domicile pour effectuer une transition efficace. La communication, la confiance et les résultats sont essentiels pendant cette période. Remontez le moral de votre équipe et ajoutez des appels vidéo à votre journée pour une conversation de dix minutes pour les personnes qui souhaitent faire une pause et peuvent rejoindre et quitter l'appel à leur guise. Avec la séparation physique de vous et de vos collègues, encouragez les employés à partager ce qu'ils font et leurs réalisations pour maintenir une dynamique positive et un sens du travail d'équipe entre tous.

Deuxièmement, rendez vos heures de bureau claires et évitez de contacter les travailleurs en dehors de cette heure – laissez-les s'éteindre pour qu'ils se sentent à l'aise d'éteindre leur ordinateur portable et de s'éloigner pour la soirée.

Troisièmement, encouragez vos employés à installer leur espace de travail chez eux. Bien qu'il puisse être difficile pour certains de maintenir une routine lorsqu'ils sont coincés entre les quatre mêmes murs, il est important de séparer la vie familiale de la vie professionnelle. Encouragez-les à se lever du lit, à s'habiller et à s'asseoir à un bureau si possible. Découragez de travailler au lit et concentrez-vous sur l'adaptation à un nouvel environnement de travail. Si les travailleurs n’ont pas d’ordinateur portable ou d’ordinateur, assurez-vous de pouvoir leur fournir l’équipement nécessaire pour qu’ils puissent travailler à domicile de manière transparente.

Investissez dans des outils Web

Comme mentionné, les entreprises de technologie publient des espaces de travail virtuels collaboratifs gratuits pour faciliter le travail à distance. Transférez vos communications vers ces espaces de travail, en vous assurant que les besoins de chacun sont satisfaits et que la voix de chacun est entendue. Il est essentiel de ne pas sous-estimer l’importance de la communication – c’est plus important que jamais et c’est un véritable test pour déterminer quels employés sont prêts à faire un effort supplémentaire et à rendre le travail à distance efficace. Le travail d'équipe et la fiabilité sont primordiaux, donc le maintien d'un niveau élevé de relations gardera tout le monde au courant des opérations dans l'entreprise. Voici les meilleurs outils:

  • Équipes Microsoft
    Un guichet unique pour toutes les communications, fournissant une messagerie instantanée, la possibilité de réserver des réunions et des rendez-vous dans le calendrier, et permettant aux utilisateurs de passer des appels vocaux et vidéo avec de grands groupes de personnes. Microsoft Teams est extrêmement facile à utiliser et vous permet de stocker des fichiers et de partager des documents facilement.
  • Asana
    La gestion des projets et de la communication est intégrée à ce service cloud, vous permettant de créer et d'attribuer des tâches aux travailleurs, avec des délais et des balises. Asana montre clairement qui est responsable de chaque tâche, il devrait donc être facile de voir qui travaille et accomplit les tâches qu’elle devrait être.
  • Trello
    Nous savons que la navigation dans les fils de discussion peut être gênante – vous êtes sûr d'avoir reçu un e-mail sur cette tâche urgente, mais où est-il? Rester au top de vos tâches est simple avec le système de cartes de Trello qui vous permet de créer des listes et de rester organisé, de hiérarchiser et de catégoriser les tâches et de mettre à jour leur progression.

Protégez votre réseau

La sécurité du réseau est cruciale pour protéger non seulement vos propres données sensibles, mais aussi les informations client et client. En travaillant à distance, vos données devront être téléchargées dans le cloud pour que les employés puissent y accéder. Il existe une gamme de services cloud avec des fonctionnalités de sécurité intensives pour tout garder en sécurité – IDrive est un excellent service de stockage cloud offrant un chiffrement et empêchant les accès non autorisés. De plus, les fichiers supprimés d'un ordinateur restent sur le serveur, de sorte que les sauvegardes de fichiers sont enregistrées.

Changez régulièrement les mots de passe importants en combinaisons aléatoires de lettres et de symboles, chaque mot de passe étant différent pour chaque site et application. Cryptez également l'accès aux e-mails pour que la communication entre collègues ne soit pas compromise.

J'espère que vous vous tenez déjà au courant, mais si ce n'est pas le cas, il est important de garder vos paramètres antivirus à jour pour vous protéger contre les logiciels malveillants. Faites en sorte que votre personnel protège ses appareils, car une fois qu'un appareil est corrompu, tout le système d'une entreprise peut être violé.

Il est important de protéger vos données et celles de vos clients, car des temps comme ceux-ci sont lorsque les cybercriminels opportunistes profitent des crises. Non seulement cela pourrait nuire à la réputation de votre entreprise, mais vous pourriez être confronté à des pertes financières, des amendes et des vols. Restez en sécurité et restez intelligent.

Le travail à distance a révolutionné le monde du travail. Préférez-vous avoir la possibilité de travailler à domicile lorsque la pandémie n'est plus une menace?

https://www.history.com/news/how-world-war-ii-empowered-women

https: //www.theguardian.com/technology/2020/mar/13/covid-19-could-c …

https: //foodscene.deliveroo.co.uk/restaurant-profiles/introducing-c …

https: //www.sungardas.com/en-GB/blog/the-consequences-of-a-cyber-se …

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