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Conseils des coordinateurs de recrutement: 7 erreurs à éviter lorsque vous organisez une entrevue

La mise en place d'un entretien est-elle facile? Certaines personnes peuvent dire qu'il ne faut que quelques minutes pour envoyer un e-mail ou prendre le téléphone pour inviter les candidats à se joindre aux entretiens. Mais que se passe-t-il si vous devez gérer des centaines de candidats, plusieurs canaux de communication et des dizaines de postes vacants?

Voici la liste des principales erreurs de Rakuna à éviter lorsque vous organisez un entretien afin que vous puissiez assurer des entretiens productifs et sans faille avec une expérience candidat agréable.

Les 7 principales erreurs de Rakuna à éviter lors de la configuration des entretiens

Faire des appels aléatoires

Passer un appel pour planifier une entrevue est toujours rapide et pratique du côté des recruteurs car cela conduit généralement à une réponse immédiate. Cependant, de l'autre côté du téléphone, certains candidats peuvent se sentir gênés. Ils peuvent ne pas être en mesure de vérifier leur disponibilité immédiatement, disposer de suffisamment de temps pour réfléchir et réorganiser si nécessaire. Certains candidats peuvent également oublier ce qu'ils ont dit à la hâte, ce qui entraînera davantage de communication entre les deux parties.

Si vous prévoyez d'avoir des entretiens téléphoniques, consultez notre guide précédent sur cette liste de contrôle des entretiens téléphoniques pour plus d'efficacité.

Manque d'appels bien structurés

Lorsque vous recevez une tâche urgente ou avez un entretien qui doit être planifié rapidement, il est nécessaire de passer un appel rapide. Cependant, le stress d'être pressé nous fait souvent oublier les principaux points de discussion et conduit à une communication inefficace, alors assurez-vous que toutes les informations importantes seront discutées en un seul appel avec une préparation préalable. Vous pouvez énumérer plusieurs points clés ou consulter notre structure recommandée pour une invitation à un entretien rapide via des appels comme suit: Introduction: Assurez-vous de vous présenter et de vérifier s'ils sont disponibles pour cet appel. Personne n'espère être dérangé pendant les périodes de pointe. Parlez-leur du but de l'appel, qui peut être une demande d'informations supplémentaires ou la mise en place d'entretiens. Disponibilité: demandez leur disponibilité et donnez votre temps proposé. Terminez l'appel avec les étapes suivantes pour les deux parties. Après avoir passé l'appel, les coordinateurs du recrutement doivent envoyer un texte ou un e-mail pour confirmer les points discutés et fournir des informations complémentaires (le cas échéant).

Le manque d'appels bien structurés doit être évité lors de la mise en place de l'entretien

Envoi d'informations inadéquates

Selon l'enquête menée par Rakuna auprès des étudiants, 97% des personnes interrogées ont suggéré que le courrier électronique est le canal de communication le plus préféré, en particulier pour organiser des entretiens. Il laisse aux candidats le temps de réfléchir tandis que les recruteurs peuvent fournir des informations détaillées sur l'entretien ou le processus d'entretien.

Une erreur courante sur laquelle vous devez garder un œil est le manque d'informations nécessaires dans le courrier électronique initial, ce qui entraîne une confusion et une communication accrue pour garantir que toutes les parties sont sur la même page.

POINTE: Un e-mail informatif pour organiser les entretiens doit inclure les informations nécessaires telles que les sujets de discussion, l'heure et le lieu, les informations des intervieweurs (le cas échéant), etc. article sur le modèle d'entrevue par e-mail.

Planifier à l'avance une heure d'entrevue fixe

Pour des raisons de commodité, certains recruteurs peuvent organiser une plage horaire d'entrevue prédéterminée pour chaque candidat. Alors que certains candidats s'efforceront de planifier leur temps en fonction des invitations à l'entrevue, d'autres, en particulier ceux qui sont actuellement employés ou des candidats de haut niveau, peuvent ne pas y arriver. En conséquence, les deux parties devront réorganiser leurs horaires.

Ainsi, nous recommandons d'éviter cette erreur en énumérant plusieurs options en fonction de la disponibilité des intervieweurs et en laissant les candidats choisir eux-mêmes parmi les options d'entrevue disponibles. Si vous avez un grand nombre de candidats, un logiciel de planification avec communication automatisée par courrier électronique et intégration de calendrier peut s'avérer utile.

Ne pas connaître les différences de fuseau horaire

Au cours de cette période sans précédent, le travail à distance et l'économie des concerts remodèlent le processus de recrutement avec l'utilisation d'entretiens vidéo. Les progrès technologiques permettent aux entrevues vidéo d'être tout aussi productives et informatives que les conversations en personne.

Si vous organisez des entretiens pour des candidats à distance, rappelez-vous que les candidats et les enquêteurs peuvent être dans des fuseaux horaires différents et que le temps que vous proposez doit fonctionner avec la disponibilité des deux parties. Afin d'éviter cette erreur courante, les recruteurs modernes peuvent tirer parti de solutions simples telles que des calendriers en ligne ou des outils avancés comme le logiciel de planification des entretiens de Rakuna. Ces outils peuvent vous permettre de voir les agendas d'autres personnes dans leur fuseau horaire et d'envoyer des invitations à des entretiens aux bons fuseaux horaires pour garantir que les bonnes informations sont fournies à toutes les parties prenantes.

Un recruteur ne doit pas être conscient des différences de fuseau horaire lors de la configuration de l'entretien

Envoi d'informations logistiques erronées et de mises à jour manquantes pour toutes les parties prenantes impliquées

L'un des pires cauchemars pour le recrutement des coordinateurs est d'envoyer des informations erronées ou d'oublier d'informer les parties prenantes impliquées de tout changement concernant leurs entretiens. Lorsqu'ils ont de nombreux entretiens à organiser et des e-mails à envoyer, les recruteurs peuvent diffuser des informations logistiques erronées, notamment des informations sur le lieu, l'heure, le nom des enquêteurs ou des documents pertinents. Certaines personnes peuvent également oublier d'envoyer les informations finalisées après plusieurs reprogrammations.

Donc, recruteurs modernes, optimisons votre processus de planification des entretiens avec la technologie pour conserver toutes les informations dans un endroit centralisé et assurer la cohérence de la communication. En conséquence, chaque partie prenante impliquée recevra une notification avec les informations les plus à jour tandis que vous aurez plus de temps pour travailler sur d'autres tâches importantes.

Ne pas prendre soin de la logistique correctement

Vous avez probablement réussi à éviter toutes les erreurs mentionnées et vos entretiens sont planifiés avec succès. Cependant, il peut y avoir de petits problèmes de logistique qui peuvent se dresser entre vous et une entrevue en douceur. Voici une liste de contrôle rapide de la gestion logistique pour les recruteurs: Avez-vous réservé une salle qui répond aux exigences de vos entretiens sur site? Certaines personnes peuvent réserver par erreur de petites salles de réunion individuelles pour des entretiens avec un panel ou réserver une salle sans projecteur pour une entrevue nécessitant une présentation. Avez-vous vérifié les exigences technologiques des responsables du recrutement avant chaque entretien? Si vous prévoyez de mener des entretiens vidéo, n'oubliez pas de procéder à un contrôle technique avant les entretiens.

Conclusion

Ainsi, la mise en place d'un entretien ne consiste pas seulement à envoyer des e-mails d'invitation ou à passer plusieurs appels. Comme il y a plusieurs parties prenantes impliquées, la planification et la mise en place d'entretiens sans heurts ne sont pas aussi faciles que la plupart des gens le pensent. Les dernières technologies RH peuvent aider les recruteurs modernes à augmenter leur productivité et à éviter les erreurs. Étant donné que le marché du travail est en constante évolution, les recruteurs modernes doivent être plus adaptatifs et suivre les technologies pour une amélioration continue des processus.

Cet article de blog apparaît à l'origine sur le blog de Rakuna

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