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Comment mener une entrevue virtuelle

L'embauche de candidats de qualité nécessite un processus d'entrevue très efficace. Des circonstances externes peuvent obliger les entreprises à déplacer leurs entretiens en ligne, créant de nouveaux obstacles aux meilleures pratiques. Dans cet article, nous couvrons la meilleure façon de mener une interview, en nous concentrant particulièrement sur la façon de le faire virtuellement.

Le but d'une entrevue d'emploi

Un entretien d'embauche est lorsqu'un employeur ou un représentant d'un employeur interroge un candidat pour déterminer s'il correspond ou non à une bonne culture et possède les compétences et l'expérience requises pour le poste.

Un entretien d'embauche fait partie intégrante du processus d'embauche, est très pertinent pour l'expérience du candidat et important pour l'image de marque / la réputation de l'employeur.

Comment se préparer à une entrevue

Nous espérons que vos candidats passent beaucoup de temps à planifier leur entretien avec votre entreprise. Vous devriez également consacrer beaucoup de temps à la planification.

Une préparation minutieuse est l'un des meilleurs moyens de maximiser vos chances de réussite de la recherche. Au début d'une entrevue, vous devriez déjà avoir une idée claire de ce que vous cherchez, avec qui vous parlez, ce que vous allez leur demander et comment vous allez répartir le temps.

Voici quelques conseils pour vous aider à préparer une entrevue:

1. Passez en revue la description de poste et sachez-la en arrière et en avant

Vous avez probablement déjà consacré du temps à rédiger une description de poste détaillée adaptée au poste pour lequel vous interrogez les candidats. Avant de commencer l'entretien, il est important de revoir la position et de vous assurer qu'elle est toujours à jour. Si quelque chose lié au rôle a changé, il est essentiel que vous soyez prêt à corriger ces écarts dans l’entretien.

Une fois que l'équipe d'embauche confirme que la description est à jour, assurez-vous que les personnes présentes dans la salle ont une compréhension approfondie de la description de poste. Au minimum, les personnes menant l'entretien doivent être bien familiarisées avec les exigences et les fonctions associées au rôle.

2. Recherche le candidat

Cela commence par un examen approfondi des documents de candidature – CV, lettre de motivation, etc. – mais peut également inclure un aperçu de leur profil en ligne. Notez toutes les bizarreries que vous trouvez, y compris les lacunes dans les antécédents professionnels, les rôles peu clairs dans les entreprises précédentes, les loisirs qui peuvent intéresser votre équipe, etc.

3. Échafaudez l'entrevue

Votre entretien doit avoir une structure pré-planifiée. Combien de sujets envisagez-vous de discuter? Combien de questions avez-vous pour chaque sujet? Dans quel ordre souhaitez-vous couvrir les sujets?

Quels sont les éléments les plus essentiels à aborder? Combien de temps devriez-vous consacrer à chaque domaine que vous prévoyez de couvrir? Votre plan ne doit pas prendre tout le temps prévu. Laissez un tampon de 5 à 10 minutes pour permettre les questions de suivi, les excédents, etc.

4. Script les questions les plus essentielles

Vous devez rédiger, affiner et noter les questions les plus essentielles pour chaque entretien. Rédigez des questions qui permettront de mieux comprendre le candidat et d'évaluer sa capacité à jouer le rôle en question.

Si, après avoir effectué vos recherches sur des employés potentiels, vous vous retrouvez avec des points qui nécessitent des éclaircissements supplémentaires, établissez un plan sur la façon dont vous formulerez ces demandes de renseignements.

5. Soyez prêt à répondre aux questions du candidat

Bien que votre objectif principal soit d'évaluer la valeur potentielle d'une personne pour votre organisation, vous lui vendez également votre entreprise. Votre équipe d'entrevue doit être prête à discuter de la mission, de la stratégie et de la structure de votre entreprise ainsi que de tous les avantages et avantages associés au rôle en question.

Stratégies pour des questions d'entrevue efficaces

Les meilleures questions permettent de déterminer si un candidat possède ou non les compétences requises.

N'oubliez pas que l'objectif d'une entrevue consiste à évaluer si un candidat possède ou non les compétences et l'expérience requises pour réussir dans votre entreprise. Les questions posées lors de l'entretien doivent refléter ces besoins, le plus précisément possible.

De plus, ils doivent être utilisés comme un moyen de déterminer si le candidat en question correspond ou non aux valeurs et à la vision de votre entreprise. Les questions ambiguës et génériques ne vous fourniront pas les informations nécessaires pour évaluer le profil des personnes interrogées et, en fin de compte, déterminer si elles doivent ou non être embauchées.

Un mot sur les questions génériques: l'utilité des questions d'entrevue passe-partout est discutable. D'une part, il est probable que de nombreux candidats auront répété les réponses à ces questions au moment où ils vous rencontreront. Pour cette raison, de nombreux responsables du recrutement évitent ces questions. Tout à fait.

D'un autre côté, si un employé potentiel n'est pas en mesure de donner une réponse réfléchie et articulée à une question standard, il est probable qu'il manque également les compétences générales les plus nuancées que vous recherchez.

Conclusion: les questions génériques d'entrevue sont utiles tant que vous avez des attentes réalistes sur ce qu'elles vous disent. Si vous les utilisez pour évaluer les compétences générales les plus élémentaires, tant mieux! Si, toutefois, elles influencent de manière significative les décisions d'embauche, vous les surévaluez probablement et vous pourriez bénéficier de rappeler ces attentes.

Adapter votre interview à un format virtuel distant

Alors que la section précédente couvre plus généralement certaines des meilleures pratiques pour les entretiens, à la lumière des événements récents, de nombreuses entreprises ont dû passer à des entretiens virtuels.

En fait, une enquête récente a révélé que 86% des entreprises utilisent des logiciels de visioconférence pour mener des entretiens. Bien que ces programmes soient bénéfiques en ce qu'ils permettent aux entreprises de s'adapter aux changements imprévus, ils posent toujours plusieurs défis pour le processus d'entrevue.

Voici une liste de moyens pour vous assurer que vos entretiens en ligne se rapprochent le plus possible du succès de vos entretiens en personne.

1. Testez les compétences des candidats avant de les interroger

Considérez comment les outils d'évaluation des compétences peuvent vous aider à identifier les candidats les plus forts.

2. Distillez vos questions

Essayez de garder votre temps de visioconférence aussi court que possible. Cela permet de s'assurer que vous utilisez le temps que vous avez le plus efficacement possible. Concentrez-vous sur les questions les plus importantes que vous devez poser et réfléchissez à des moyens créatifs pour couvrir le reste du contenu de l'entretien.

3. Soyez transparent et communiquez régulièrement

Assurez-vous que vos candidats ont une idée claire et sont régulièrement rappelés du processus. Combien de séries d'entrevues prévoyez-vous, à quelles technologies auront-elles besoin d'accéder et devraient-elles utiliser, quelles seront les évaluations à chaque étape du processus?

En l'absence d'interaction en personne, la transparence et une communication cohérente contribuent à entretenir un lien personnel entre vous et les personnes avec qui vous parlez.

4. Présentez les employés potentiels aux membres clés de votre organisation

Vous ne pourrez pas le faire au bureau, alors imaginez un moyen de le faire à distance. Envisagez de créer un package multimédia numérique qui comprend des articles tels que des articles récents sur les succès de votre entreprise, une liste des attentes du responsable du recrutement pour le poste et la manière dont il s'inscrit dans les objectifs de l'équipe et de l'entreprise, les profils des employés des membres de l'équipe concernés et une courte vidéos de collègues potentiels.

5. Gardez le professionnalisme cohérent

Une entrevue par vidéoconférence est toujours l'une des premières interactions du candidat avec votre entreprise. Par conséquent, il est important que vous communiquiez votre culture d'entreprise de manière explicite et voies implicites. Les codes vestimentaires, d'apparence, de conduite, etc. doivent rester cohérents.

6. Créer une zone sans distraction

Choisissez un espace de vidéoconférence qui minimise les distractions. Les personnes des deux côtés de la table (éloignée) se trouvent probablement en territoire inconnu, ce qui crée inévitablement un environnement dans lequel il est difficile de se concentrer. Il est essentiel d’éliminer autant de distractions que possible.

Quel que soit l'endroit où vous choisissez de participer à la conférence, assurez-vous d'éliminer toutes les distractions audio et visuelles. Cela ne signifie pas que vous devez vous asseoir devant un mur blanc vierge, mais considérez l'arrière-plan et si oui ou non cela pourrait attirer l'attention du candidat.

L'espace que vous choisissez doit être à l'intérieur et aussi silencieux que possible. Le vent des espaces extérieurs ou le bruit de fond des espaces publics ne peut que nuire à la qualité de la conversation.

6. Testez votre technologie, puis testez-la à nouveau

Votre temps est précieux. Le temps de votre candidat est précieux. Vous devez utiliser votre temps le plus efficacement possible. Perdre 10 minutes à découvrir comment se connecter ou faire fonctionner le signal vidéo ou audio n'est pas la façon dont vous voulez commencer une interview.

Alors testez tout cela à l'avance et assurez-vous que tout fonctionne de votre côté. Vous devez également avoir une idée des problèmes techniques auxquels votre candidat pourrait être confronté et avoir des solutions à leur proposer s'ils le font. Tout cela vous aidera à respecter le calendrier et à éviter de commencer la discussion sur une note ennuyeuse.

Comment planifier un entretien d'embauche

La planification à distance peut être une tâche difficile. Il est assez difficile dans des circonstances normales de trouver un moment où toutes les parties concernées sont disponibles. Il est plus probable qu'improbable que cela sera aggravé par l'actualité.

Le bon logiciel peut rationaliser le processus de planification. Les systèmes modernes de suivi des candidats permettent une auto-planification de masse, ce qui prend beaucoup de temps, d'efforts et de maux de tête hors de la planification pour le candidat et l'équipe d'embauche.

Quand planifier une entrevue

Si vous avez la chance de pouvoir planifier vos entretiens avec souplesse, il est préférable de sélectionner les heures qui respectent le mieux le temps de la personne. Cela signifie éviter le milieu de la journée ou les parties chargées de la journée de travail où vous serez probablement interrompu ou précipité.

Assurez-vous également de vous accorder une période tampon avant un entretien afin d'éviter d'être en retard et de vous donner suffisamment de temps pour changer de vitesse pour ainsi dire.

Utiliser les fiches d'évaluation

Les équipes d'embauche devraient envisager d'utiliser des fiches de notation d'entrevue afin de normaliser l'évaluation des candidats tout au long du processus. Les fiches de notation des entretiens présentent divers avantages, notamment la fourniture d'évaluations objectives, l'alignement des enquêteurs sur les points d'évaluation et la mise en place d'une méthodologie uniforme.

Embauche collaborative

L'embauche fonctionne mieux lorsque vous la traitez comme un sport d'équipe. Permettre aux recruteurs, aux gestionnaires d'embauche, aux membres de l'équipe et aux cadres de participer au processus d'embauche favorise la transparence et la collaboration tout au long du processus d'embauche.

L'embauche collaborative mène à des décisions d'embauche accélérées et vous aide à maintenir l'élan avec les candidats. C'est encore plus important dans notre moment actuel. À la lumière de la pandémie de COVID 19, les organisations sont dans des eaux inexplorées de nombreuses façons.

Prioriser la collaboration maximise vos chances de maintenir le succès et de développer des moyens créatifs pour relever les défis nouveaux et futurs.

Vous voulez savoir comment la suite d'acquisition de talents SmartRecruiters fait passer l'embauche collaborative au niveau supérieur? Consultez cette page pour des informations plus détaillées.

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