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Augmenter la productivité en réduisant la taille de votre boîte de réception

En ce qui concerne la productivité, l'une des activités les plus chronophages que la plupart des employés effectuent pendant la journée est de vérifier et de répondre aux e-mails. Bien qu'il s'agisse d'un mal nécessaire pour faire le travail, il peut également contenir des pertes de temps inutiles. Tout se résume à se désinscrire lorsque cela est possible et à appliquer des filtres appropriés au reste pour aider à garder les choses en équilibre. Voici quelques façons d'apprivoiser la bête de la boîte de réception et de réduire au minimum les messages importants.

Quelques points à considérer à propos de vos filtres

Avant de décider des e-mails à filtrer, vous devez examiner votre programme de messagerie et les moyens auxquels vous accédez pour déterminer les éléments suivants.

  • Pouvez-vous facilement voir les dossiers dans lesquels vous avez filtré les e-mails pour recevoir de nouveaux messages?
  • Pouvez-vous accéder aux dossiers dans lesquels vous avez filtré les e-mails sur des appareils mobiles ou des applications Web en dehors de votre bureau?
  • Pouvez-vous appliquer plusieurs filtres / étiquettes à un seul e-mail?
  • Pouvez-vous appliquer des filtres / étiquettes aux e-mails et les faire router dans votre boîte de réception pour un archivage plus rapide plus tard?

Par exemple, si vous voyagez souvent et que vous ne pouvez pas accéder aux sous-dossiers de votre boîte de réception sur votre mobile, vous ne voudrez peut-être pas filtrer autant que quelqu'un qui peut accéder aux sous-dossiers. Voici un autre ensemble important de questions auxquelles vous devez répondre à propos de chaque e-mail que vous filtrez.

  • Cet e-mail nécessite-t-il une réponse immédiate?
  • Vais-je manquer du matériel sensible à la date si je néglige de lire ces e-mails filtrés pendant plus d'une journée, semaine, etc.?

Par exemple, si vous êtes l'acheteur de fournitures de bureau et que votre patron vous maintient sur un budget serré, vous ne voudrez peut-être pas manquer quand l'un de vos fournisseurs a une vente d'un jour.

Une fois que vous avez répondu aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à décider de filtrer ou non vos e-mails. Voici différents e-mails que vous pouvez envisager de filtrer.

Bulletins et listes de diffusion

L'une des plus grandes sources d'encombrement dans votre boîte de réception est probablement les newsletters et autres listes de diffusion. Ceux-ci commencent à s'accumuler à la suite de l'achat ou de l'enregistrement de produits et de logiciels commerciaux, de l'inscription à des sites d'adhésion professionnels, du téléchargement de ressources gratuites telles que des livres électroniques ou des applications, et simplement en essayant de suivre les dernières nouvelles de l'industrie via des blogs et d'autres sources.

Il y a deux problèmes qui surviennent lorsque vous avez trop de newsletters dans votre boîte de réception. La première est qu'il devient plus difficile de repérer les messages importants qui vous attendent lorsqu'ils sont entourés par tant d'autres. Il est plus facile de trouver une aiguille qui pose une poignée de foin que celle qui est recouverte d'un plancher. La seconde est que vous pourriez être au milieu d'un bon flux de travail, mais vous serez distrait par le titre du bulletin et vous vous retrouverez une demi-heure de retard dans le travail parce que vous vous êtes arrêté pour le lire, puis cliquez sur les liens connexes qui l'accompagnaient.

Alors, comment empêchez-vous les newsletters de nuire à votre productivité? Tout d'abord, réfléchissez à la fréquence à laquelle vous les lisez et obtenez-en des informations précieuses. Si vous consultez une newsletter et réalisez que tout ce que vous avez fait récemment est de les supprimer ou pire, de les ignorer et de les laisser s'accumuler dans votre boîte de réception, alors il est probablement temps de vous désinscrire. Recherchez simplement le lien de désabonnement ou un lien pour modifier vos préférences en haut ou en bas de la newsletter.

Si vous obtenez de bonnes informations de leur part, mais que vous ne devez pas les distraire du travail de votre journée, la meilleure chose à faire est de les filtrer dans un dossier de votre boîte de réception pour les newsletters, les abonnements, les listes de diffusion ou similaires. Si votre programme de messagerie vous permet d'avoir perdu des sous-dossiers, filtrez les newsletters spécifiques à certains produits, sujets, etc. dans un sous-dossier au lieu d'un simple dossier de newsletters général. De cette façon, vous pourrez facilement voir quand vous avez de nouveaux messages en regardant ce sous-dossier dans votre liste, mais cela n'encombrera pas votre boîte de réception.

Courriels de travail non importants

Votre travail envoie-t-il régulièrement des mises à jour de statut hebdomadaires, des nouvelles ou d'autres transferts qui sont bons à suivre, mais pas nécessairement urgents ou nécessitant une réponse? S'ils incluent une expression courante dans le sujet, telle que «La mise à jour hebdomadaire» ou «Statistiques de vente pour la semaine du», utilisez ces expressions pour créer un nouveau filtre dans votre boîte de réception pour les mises à jour de bureau.

Mises à jour automatiques à partir du logiciel de gestion de projet

Un autre e-mail qui tombe parfois dans l'arène importante, mais souvent pas, est la mise à jour automatique à partir du logiciel de gestion de projet de votre bureau. Si vous êtes averti de nouveaux projets ou de modifications de projets sur lesquels vous travaillez (par exemple, un tableau de bord principal dans le logiciel de gestion de projet que vous visitez tout au long de la journée), vous n'aurez peut-être pas besoin que chaque e-mail de ce logiciel apparaisse dans votre boîte de réception. Si tel est le cas, assurez-vous de le filtrer par des expressions de ligne d'objet courantes ou par l'adresse e-mail dont il provient si c'est quelque chose de spécifique, comme projects@votreentreprise.com.

Emails clients

Le filtrage des e-mails de vos clients peut être un appel difficile. Si vous devez répondre à vos clients le plus tôt possible, vous souhaiterez peut-être les garder dans votre boîte de réception. Mais si répondre aux e-mails du client n'est pas une tâche prioritaire, comme le client qui aime occasionnellement "chatter" ou envoyer des rapports d'état, les filtrer dans le dossier client approprié vous évitera d'avoir à voir les alertes automatiquement. Gardez simplement un œil sur ces dossiers clients pour ne rien manquer d’important lorsqu’il apparaît.

Une autre astuce pour garder vos filtres simples: si vous souhaitez filtrer tous les e-mails d'un client particulier, voyez si le filtre de votre programme de messagerie vous permettra de saisir simplement @ company.com au lieu de joe@company.com afin que vous puissiez filtrer chaque e-mail d'un domaine client particulier vers un dossier en utilisant un seul paramètre de filtre. Bien sûr, s'il y a des personnes dont vous souhaitez lire immédiatement les e-mails par rapport à d'autres, vous pouvez simplement vous en tenir au filtrage d'adresses e-mail spécifiques.

Emails personnels

Enfin, ce sont les e-mails personnels que vous ne devriez probablement pas recevoir dans la boîte de réception de votre entreprise en premier lieu. Les amis qui aiment transmettre des blagues ou une famille qui aime vous demander régulièrement ce qui est prévu pour le dîner pourraient être automatiquement déplacés dans un dossier personnel pour réduire l'encombrement de la boîte de réception.

E-mails non filtrables

Alors maintenant que vous savez quoi faire avec les e-mails filtrables, qu'en est-il de ceux que vous ne pouvez pas filtrer? La réponse est simple – répondez-y. La plupart des e-mails peuvent recevoir une réponse par simple oui ou non, à l'exception de ceux qui nécessitent plus d'informations avant de pouvoir répondre par oui ou par non. Chaque jour, essayez de parcourir vos e-mails et de répondre au plus grand nombre possible, puis assurez-vous de les archiver dans les dossiers appropriés. De cette façon, vous aurez moins d'e-mails à traiter le lendemain.

Les resultats

Une fois que vous vous êtes désabonné aux e-mails inutiles et filtré autant que vous le pouvez, vous constaterez que votre boîte de réception cessera de déborder après quelques heures ou de vous démotiver au début de chaque journée. Assurez-vous également d'appliquer vos filtres aux e-mails dans votre boîte de réception pour aider à nettoyer ce que vous avez là-dedans aujourd'hui afin que vous puissiez commencer avec une table rase.

Comment gérez-vous votre boîte de réception au travail? Veuillez partager vos conseils de filtrage dans les commentaires!

A propos de l'auteur

Kristi Hines est une rédactrice pigiste, blogueuse et passionnée des médias sociaux. Son blog Kikolani se concentre sur le marketing de blog, y compris les stratégies de réseautage social et les conseils de blogging.

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