Catégories
Emplois et recrutements

5 conseils efficaces pour rendre vos réunions virtuelles plus productives –

Nous avions tendance à l'utiliser uniquement pour nous connecter avec des équipes ou des partenaires qui vivent et travaillent dans un autre endroit

<! –https://recruitingtimes.org/->

Caractéristiques, technologie,

Vendredi 16 octobre 2020

7 Vues

Cette année, presque tout le monde dans le monde a participé à des réunions en ligne avec ses collègues. Cela a été en pratique pendant un certain temps, mais plus facultatif que ces jours-ci. Nous avions tendance à l'utiliser uniquement pour nous connecter avec des équipes ou des partenaires qui vivent et travaillent dans un autre endroit. Désormais, il est courant d'avoir des conférences virtuelles avec des équipes dans votre fuseau horaire, car la plupart des bureaux continuent de travailler de chez eux.

Sur la base de la pratique courante, il n'est pas si simple Gardez les appels visuels en ligne aussi constructifs que les appels en face à face. Il existe un certain nombre de distractions et les participants se joignent souvent simplement à une conférence, mais n'y participent pas car ils continuent de s'acquitter d'autres tâches ou de s'acquitter de leurs tâches domestiques. Alors, que faut-il faire pour garder tout le monde dans l'équipe impliqué et avoir une réunion efficace? Voici quelques conseils utiles à suivre:

  1. Avoir des règles établies

Tout d'abord, si vous travaillez à distance, il devrait y avoir un ensemble de règles générales d'entreprise pour les conférences en ligne que tout le monde devrait suivre. Il est important de l'envoyer, une fois que tout le monde dans votre entreprise doit travailler à distance. Il est également utile au cas où l'entreprise aurait des bureaux et des équipes à différents endroits. Cela permettra à vos employés de traiter les réunions en ligne
sérieusement.

L'ensemble des règles peut varier en fonction de l'entreprise et de ce qui fonctionne le mieux pour elle, mais il est important pour tout le monde:

  • d'avoir un lieu de travail confortable (ne pas avoir d'appels professionnels en ligne depuis votre lit);
  • éloignez toutes les distractions et informez votre famille que vous êtes à la réunion;
  • brouiller l'arrière-plan pour ne pas distraire les participants;
  • allumez votre caméra, mais désactivez la conférence si vous ne parlez pas ou n'organisez pas
    conférence;
  • porter des vêtements confortables et appropriés;
  • reporter toutes les autres tâches et se concentrer uniquement sur la conférence;
  • présenter tout le monde pendant l'appel (s'il y a des personnes qui ne se connaissent pas);
  • avoir un signe spécial qui peut être utilisé lorsque quelqu'un veut partager son opinion, alors
    l'autre personne n'est pas interrompue, etc.

2. Créer un agenda à l'avance

Être l'hôte de l'appel virtuel est une tâche responsable car vous devez fournir les informations ou discuter de certaines tâches dans le bon ordre et dans un délai déterminé. Il est donc important de s'assurer que le personnel est reconnu avec le sujet de la réunion et son ordre du jour.

"Créez celui-ci à l'avance et envoyez-le à votre équipe au moins 24 heures à l'avance, afin qu'ils aient suffisamment de temps pour le parcourir et se préparer," explique Victoria Adams, responsable du contenu chez Stress. "Ne l'envoyez pas une semaine avant la conférence, car ils ne se souviendront probablement pas d'une chose que vous avez mentionnée dans le plan de réunion."

L'ordre du jour devrait inclure:

  • les principaux points de l'appel;
  • sa structure (quand et combien de temps cela durera, le temps passé sur chaque point);
  • lister les participants;
  • tâches individuelles qui doivent être accomplies avant la réunion et présentées lors de la
    appel;
  • les documents et fichiers supplémentaires que vous allez utiliser lors de la réunion.

3. Assurez-vous d'avoir une connexion, un son et une vidéo de haute qualité

Choisissez les moyens et appareils appropriés pour la conférence. Il est préférable d'avoir un programme que tout le monde utilise (Skype, Zoom, etc.). Vérifiez que la connexion Internet est stable et que vous ne serez pas raccroché. Cela peut causer des distractions ou vous pouvez manquer des choses importantes. Il en va de même pour la qualité de votre vidéo et audio. Lorsque vous avez une image et un son clairs, il est plus captivant et simple de suivre la réunion. Assurez-vous que vos employés vérifient également les gadgets technologiques avant la conférence.

4. Ayez des réunions uniquement avec les personnes qui ont besoin d'être là

Une autre chose importante est d'inviter à la conférence uniquement les personnes qui sont liées à un projet ou s'occupent d'une certaine tâche. Ils participeront constamment à la conversation, rendant ainsi l'appel virtuel plus utile.

Dans le cas où il est nécessaire d'introduire des informations générales à tout le monde dans l'entreprise, il est préférable d'avoir plusieurs réunions sur le même sujet avec différents services que d'inviter tout le monde à la fois.

5. Encouragez la participation

Une participation engagée à la conférence en ligne peut être encouragée de plusieurs manières. Tout d'abord, vous leur demandez de réfléchir à certaines questions et points de la réunion lorsque vous envoyez un ordre du jour. Ainsi, les employés ont des idées qu'ils aimeraient partager lors de la conférence et discutées plus avant.

En plus de cela, vous pouvez utiliser des invites visuelles (vidéos, images, présentations) et audio qui attirent l'attention et l'appel virtuel est plus vivant et intéressant.

De plus, vous pouvez poser des questions pendant l'appel en ligne et écouter des réponses sur place. Demandez au hasard, afin que tout le monde reste à l'écoute et essaie de ne rien manquer.

Et n'oubliez pas d'envoyer le compte rendu de la réunion une fois la conférence en ligne terminée. Voici quelques conseils simples que tout le monde peut utiliser pour rendre les conférences plus dynamiques, efficaces et intéressantes. Essayez de ne pas oublier de les utiliser et de tirer le meilleur parti de ces conseils. La coordination du travail d'un certain nombre d'employés n'est pas une tâche simple, et il est encore plus difficile de les faire travailler de chez eux de la même manière qu'au bureau.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *