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3 bonnes raisons pour lesquelles une bonne base de données vous aidera à développer votre petite entreprise

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<p>Dans le secteur de l'assurance-maladie, où je travaille, de nombreux agents d'assurance individuels démarrent leur entreprise en tant qu'exposition individuelle. Vous gérez tous vos propres marketing, ventes, back-office et même classement. Étant donné que de nombreux courtiers commencent de cette façon, il est facile de prendre l'habitude d'utiliser simplement une feuille de calcul Excel et un classeur pour suivre vos clients. Cependant, à mesure que votre entreprise commence à croître, l'impossibilité de mettre en œuvre un bon logiciel de base de données peut entraver votre croissance future. Voyons quelques raisons.</p>
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Le logiciel de base de données permet de prendre des notes en temps opportun

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez toutes sortes de contacts avec vos clients. Ils peuvent appeler avec des questions sur le produit qu'ils ont acheté chez vous, ou même vous contacter pour vous donner une référence. Les notes manuscrites ou les notes conservées dans une feuille de calcul peuvent fonctionner correctement si vous avez moins de 50 clients, car à ce stade, vous vous souviendrez toujours de chaque individu. Une fois que votre entreprise s'agrandit, cependant, se souvenir de ce dont vous avez parlé pour la dernière fois à un client devient assez difficile à faire si vous vous précipitez vers votre classeur pour lire des notes manuscrites à chaque fois. Ce problème est facile à résoudre avec une bonne base de données. Presque tous les logiciels de base de données vous permettront de saisir des notes dans le fichier en ligne d’un client. Certains horodatent même automatiquement la date et l'heure auxquelles vous avez entré la note.

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L'avantage supplémentaire de ce type de suivi des conversations est que vous pouvez conserver des notes personnelles sur les clients qui vous rappelleront de vous renseigner sur les choses qui leur tiennent à cœur. Par exemple, j’ai un client qui est fou de son chat, qui s’appelle Brutus. Son dossier dans ma base de données répertorie les informations sur le chat afin que quand elle appelle, je me souviens toujours de lui demander son félin préféré, et cela m'a aidé à développer une excellente relation avec mon client au fil des ans.

Votre base de données contribuera grandement aux efforts de rétention

On dit souvent que l’acquisition d’un nouveau client coûte beaucoup plus cher que la conservation d’un client existant. Selon votre type d'entreprise, certaines fonctionnalités que vous pouvez suivre dans une base de données vous rappellent quand vous devez entrer en contact avec vos clients. Dans le domaine de l'assurance-maladie, mes clients ont des polices qui se renouvellent chaque année. Ma base de données me permet de créer une liste mensuelle de tous les assurés qui auront un renouvellement annuel dans les 4 prochaines semaines, et nous savons que c'est à ce moment-là qu'ils sont généralement informés par leur assureur des augmentations de tarifs. Nous appelons ensuite chacun de ces clients juste au moment où ils reçoivent leur avis d'augmentation par la poste. L'appréciation de nos clients pour ce contact ne peut être sous-estimée. Le simple fait de savoir que leur agent se soucie suffisamment d'appeler et de reconnaître l'augmentation et d'offrir des options d'allégement tarifaire leur donne le sentiment d'être entre de bonnes mains.

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Maintenant, si je gardais tous mes fichiers dans une seule armoire, je n'appellerais probablement jamais mes clients existants au moment du renouvellement, car ce serait une corvée de trier tous ces fichiers. Ma base de données m'aide à organiser les efforts de mon agence pour fidéliser nos clients.

Garder l'historique d'un client à portée de main permet de gagner du temps

La raison la plus logique d'utiliser une base de données pour vos clients est peut-être qu'elle vous permet d'être plus productif. Lorsque votre entreprise se développe et que vous constatez que vous disposez de moins en moins de temps, l'une des premières choses à glisser est souvent votre tenue de registres. Après tout, qui a le temps de mettre votre client en attente, de courir pour le classeur, de verser toutes vos notes manuscrites et de vous rappeler ce qui se passe avec ce client avant de reprendre le téléphone? Avec une base de données, toutes les informations sont devant vous. Vous pouvez littéralement récupérer le fichier de ce client sur votre PC pendant que vous échangez les plaisanteries téléphoniques initiales. Au moment où ils vous disent le but de leur appel, vous avez déjà parcouru l'historique de votre dernier appel et bien préparé à leur parler.

De nombreux propriétaires de petites entreprises travaillent avec des budgets serrés pendant les premières années et doivent choisir judicieusement où dépenser leurs bénéfices. Il existe de nombreux progiciels de base de données abordables, et certaines industries ont même des bases de données spécialisées conçues pour le type d'entreprise que fait l'industrie. Rechercher la bonne solution pour vous, puis investir dans cette base de données est une sage décision si vous avez l'intention de rester sur le long terme.

A propos de l'auteur

Danielle Kunkle est copropriétaire d'une agence basée au Texas spécialisée dans les produits d'assurance Medicare et est également conseillère accréditée certifiée Medicare Supplement.

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